1. Perencanaan
Fungsi-fungsi manajemen meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengawasan. Salah satu fungsinya adalah perencanaan.
A. Pengertian perencanaan
Perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut.
Hasil suatu proses perencanaan yang baik harus memiliki sejumlah kemampuan organisasi yang berasal dari kemampuannya sendiri, yaitu :
· Kemampuan memprediksi.
· Kemampuan menghitung biaya.
· Kemampuan berkomunikasi.
· Kemampuan penguasaan teknik-teknik manajemen.
B. Tahap Dasar Perencanaan
1. Menetapkan tujuan dan serangkaian tujuan.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
3. Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan.
5. Mempertahankan pengendalian.
C. Hakikat dan pentingnya perencanaan
Hakikat perencanaan
Perencanaan umumnya harus memperhitungkan beberapa unsur pokok, di antaranya :
1. Tujuan akhir yang dikehendaki.
2. Sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya.
3. Jangka waktu mencapai sasaran tersebut dan masalah-masalah yang dihadapi.
4. Modal atau sumberdaya yang akan digunakan.
5. Kebijaksanaan untuk melaksanakannya.
6. Orang organisasi atau badan.
7. Mekanisme pemantauan.
· Mengapa perencanaan penting
Banyak faktor yang menyebabkan perencanaan menjadi langkah penting dalam organisasi. Manfaat perencanaan :
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
2. Membantu dalam kritalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
4. Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat.
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi.
6. Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah dipahami.
8. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
9. Menghemat waktu, usaha, dan dana.
· Peran perencanaan lainnya adalah (Amirullah dan Budiyono, 2004)
1. Mengkoordinasikan usaha-usaha.
Ini untuk menyelaraskan pekerjaan antar individu dalam organisasi agar tetap dalam payung dan tujuan organisasi.
2. Mengatasi perubahan.
Ini untuk mengantisipasi kemungkinan perubahan yang potensial muncul selama dari lingkungan.
3. Mengembangkan manajer.
Manajer harus bersifat proaktif.
4. Mengembangkan standar kinerja.
Keberhasilan pekerjaan di masa lalu agar menjadi standar kinerja di masa mendatang.
5. Mengurangi ketidakpastian.
- Bagaimana suatu proses perencanaan dilakukan :
Proses perencanaan dibuat melalui langkah-langkah sebagai berikut :
1. Mengembangkan visi yang jelas.
2. Merumuskan misi ke dalam suatu pernyataan.
3. Perkiraaan perkembangan organisasi.
4. Analisis persaingan.
5. Penetapan sasaran dan tujuan.
6. Pengembangan rencana kegiatan.
7. Pengerahan sumber daya.
8. Mobilisasi dana organisasi.
9. Penyiapan sumber daya manusia.
10. Sumber daya teknologi.
- Jenis Perencanaan :
1. Perencanaan menurut fungsinya.
2. Perencanaan strategik.
3. Perencanaan taktis operasional.
4. Rencana berkesinambungan.
5. Perencanaan menurut ruang lingkup kewilayahan.
6. Perencanaan menurut jangka waktunya.
- Pendekatan dalam perencanaan :
1. Pendekatan Management by Objective.
2. Pendekatan perencanaan Inside Out / Inside in.
3. Pendekatan perencanaan contingency.
4. Pendekatan social demand.
5. Pendekatan man power.
6. Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit Ratio.
2. Pengambilan Keputusan :
- Gambaran Umum.
Salah satu fungsi seorang manajer adalah mengambil keputusan dalam menjalankan organisasi.
- Proses pengambilan keputusan.
1. Mengidentifikasi atau menganalisis masalah.
2. Mengidentifikasi kriteria keputusan.
- Tipe-tipe keputusan :
1. Keputusan diprogram : keputusan-keputusan rutin.
2. Keputusan tidak diprogram : keputusan-keputusan sekali pakai.
1. Gaya
2. Gaya
3. Gaya
4. Gaya
- Hambatan psikologis ketika mengambil sebuah keputusan :
1. Penyakit Hamlet : adanya keraguan.
2. Dorongan berlebihan : tergesa-gesa.
3. Kecemasan memikirkan akibat : terlalu khawatir.
4. Berdiam diri : memperlambat pengambilan keputusan.
- Berbagai tindakan jika keputusan gagal dilaksanakan :
1. Menyadari.
Menyadari kegagalan adalah penting untuk segera mengambil tindakan perbaikan. Kegagalan bisa juga disebabkan faktor lingkungan.
2. Melangkah mundur.
Apabila pengambilan keputusan mengalami hambatan. Kita dapat berhenti untuk menganalisis di titik mana ada kesalahan. Ini disebut melangkah mundur untuk melihat kesalahan dan ini lebih baik daripada terus melangkah.
3. Mengganti.
Ini dilakukan jika personil yang ditunjuk tidak cakap melaksanakan tugas yang diberikan sehingga perlu diganti
4. Mengubah
Jika sudah diputuskan, tidak mudah mengubah personil. Namun jika menghadapi kendala, kita dapat memodifikasi keadaan dengan penambahan, pengurangan, dan perbaikan dari rencana yang telah disusun, dengan berkonsultasi dengan jajaran atas, selevel, dan bawah untuk memperoleh dukungan.
- Berbagai penyebab terjadinya kesulitan ketika akan mengambil keputusan.
Seorang manajer terkadang sulit mengambil keputusan, hal ini disebabkan beberapa faktor, di antaranya adalah :
1. Kurang lengkapnya informasi dan data yang kita perlukan.
2. Kesulitan menggunakan tolok ukur.
3. Munculnya tujuan ganda.
4. Adanya lebih dari 1 orang yang berwenang mengambil keputusan.
- Meningkatkan keterlibatan kelompok dalam pembuatan keputusan.
Pembuatan keputusan akan lebih optimal jika kita dapat melibatkan kelompok kita dalam pengambilan keputusan. Ini penting karena dapat menggali masukan-masukan dari anggota kelompok untuk hasil yang lebih optimal, karena kita telah melibatkan seluruh potensi yang ada di organisasi.
- Teknik-teknik pembuatan keputusan kelompok :
1. Teknik curah pendapat temu muka.
· Setiap anggota kelompok bebas mencurahkan pendapat apapun.
· Semakin besar ide semakin baik.
2. Teknik kelompok nominal.
Mirip dengan individual brainstorming. Hanya di sini anggota kelompok bekerja di antara kehadiran orang lain. Lalu ide-ide peserta dapat dilihat perserta lain. Hal ini dapat memberikan hambatan karena adanya perasaan diawasi.
3. Teknik Delphi.
Teknik di mana melibatkan para ahli untuk menanggapi sejumlah pertanyaan dari anggota sehingga mencapai suatu kesepakatan atas suatu persoalan.
4. Teknik pendapat elektronik.
Adalah kombinasi antara teknik nominal dengan teknologi komputer. Hasilnya akan lebih cepat, karena tidak perlu menunggu giliran. Disamping itu dapat bebas tanpa takut dievaluasi karena tidak diketahui nama si pemberi ide. Hanya memiliki beberapa kelemahan, di antaranya adalah lebih mahal, dan lalu bagi sebagian orang ada yang lebih terampil bicara lisan daripada menggunakan komputer.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar